برای راه اندازی کسب و کار و مدیریت وظایف و برنامه های کاری به نرم افزار مدیریت پروژه رایگان نیاز دارید. نرم افزارهای مدیریت پروژه رایگان زیادی تولید شده است. برنامه های مدیریت پروژه رایگان و کنترل پروژه به بهبود عملکرد تیم و مدیریت تمام مسائل کاری کمک می کند. در این مقاله جامع توضیح می دهیم که نرم افزار مدیریت پروژه رایگان چیست و نرم افزار مدیریت پروژه رایگان را با هم مقایسه می کنیم. همچنین انواع برنامه های مدیریت پروژه رایگان و کاربرد آنها را بررسی می نماییم.
نرم افزار مدیریت پروژه رایگان چیست؟
هدف نرم افزار مدیریت پروژه رایگان تسهیل کار گروهی بین افرادی است که با هم روی یک پروژه کار می کنند. نرم افزار مدیریت پروژه رایگان برای تیم های کوچک استارتاپی و همچنین تیم های مجرب و بزرگ و حتی چندین تیم مختلف که برای تکمیل یک پروژه نیاز به همکاری دارند مناسب است. نرم افزار کنترل پروژه به شما این امکان را می دهد که وظایفی را به افراد اختصاص دهید یا به آنها وظایف جدیدی بدهید. همچنین می‌توانید به راحتی ضرب الاجل‌ها را کنترل کنید تا از رعایت آنها مطمئن شوید و البته کل فرآیند را از سمت مدیریت مرکزی کنترل کنید. نرم افزار مدیریت پروژه رایگان برای کارمندان و مدیران عالی است.
زیرا به پیشرفت پروژه ها، دستیابی به اهداف تیمی و هماهنگی وظایف مختلف کمک می کند. نرم افزار مدیریت پروژه رایگان خوب مجموعه ای از ابزارها را ارائه می دهد که به شما امکان می دهد منابع را تخصیص دهید، تحویلی ها را کنترل و بار کاری را مدیریت کنید. استقلال کار یکی از بزرگترین ویژگی های نرم افزار مدیریت پروژه رایگان است. و البته، شما می توانید از نرم افزار مدیریت پروژه رایگان برای انجام وظایف مربوط به یک پروژه بزرگ تر استفاده کنید.
نرم افزار کنترل پروژه می تواند چندین پروژه را مدیریت کند، عملکرد تیم را تجزیه و تحلیل کند و به راحتی پیشرفت هر فرد یا کل تیم را ردیابی کند. شما می توانید از نرم افزار مدیریت پروژه رایگان در هر نوع کسب و کاری که نیاز به مرتب سازی پروژه ها با وظایف مربوط به آنها دارید استفاده کنید. نرم افزار کنترل پروژه به تقسیم پروژه ها به وظایف متعدد، تجزیه و تحلیل بهره وری، ایجاد جدول زمانی و برقراری ارتباط بین اعضای تیم کمک می کند.
نرم افزار کنترل پروژه با ارائه راه حل جامع تر و مقیاس پذیرتر از مدیریت کار فراتر می رود. همچنین، نحوه انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت پروژه امکان مدیریت کارکنان، مدیریت کارایی اسناد و تعادل پروژه را فراهم می کند. نرم افزار مدیریت پروژه رایگان در حین مدیریت وظایف، اجزای پروژه را تقسیم بندی می کند، اقدامات افراد را خلاصه می کند، فضایی را برای خود مدیریتی فراهم می کند.
نرم افزار مدیریت پروژه رایگان گردش کار را خودکار می کند. به عنوان مثال، نرم افزار مدیریت پروژه رایگان به همه افراد درگیر در زمان کامل شدن یک مرحله خاص و زمان تعیین وظایف جدید اطلاع می دهد. همکاری بر روی وظایف در نرم افزار مدیریت پروژه رایگان سرگرم کننده و آسان است. کاربران مجاز به اظهار نظر در مورد وظایف و پروژه ها هستند. سپس مدیران می توانند نظرات را به عمل تبدیل کرده و به سرعت و به راحتی به کارشناسان مورد نظر خود بسپارند.
یک توصیه مهم در مورد نرم افزار مدیریت پروژه رایگان
نرم افزار کنترل پروژه برای کاربران فردی، تیم های کوچک و شرکت های چند ملیتی رایج است. و این بدان معناست که گزینه های زیادی برای انتخاب وجود دارد. چه به دنبال راهی آسان برای سازماندهی کار پروژه خود باشید و چه به دنبال یک سیستم درجه یک و قدرتمند در سطح سازمانی هستید، می توانید نرم افزار مدیریت پروژه رایگان مناسب خود را انتخاب کنید. در این قسمت به مقایسه دو دسته نرم افزار مدیریت پروژه رایگان می پردازیم.نرم افزارهای مدیریت پروژه رایگان را می توان به دو دسته تقسیم کرد:
• نرم‌افزار مدیریت وظایف؛
• نرم‌افزار زمان‌بندی پروژه.
اگر می خواهید تا حد امکان در مورد انواع مختلف نرم افزارهای مدیریت پروژه رایگان بیاموزید، درک تفاوت بین این دو دسته بسیار مهم است. بنابراین قصد داریم به مقایسه این دو دسته از نرم افزارهای کنترل پروژه ادامه دهیم. نرم افزار مدیریت وظایف برای همکاری بسیار مفید است. این نوع نرم افزار مدیریت پروژه رایگان به شما این امکان را می دهد که وظایفی را تعریف کنید، برای آنها ضرب الاجل تعیین کنید و افراد را به وظایف ایجاد شده اضافه کنید.
نرم افزار تاریخ های سررسید را به شما نشان می دهد، اما مشخص نمی کند که آیا این تاریخ ها رعایت می شود یا خیر. نرم افزار برنامه ریزی پروژه که از دسته دیگری از نرم افزارهای کنترل پروژه است، وابستگی افراد به کار و در دسترس بودن کارکنان را در نظر می گیرد و سپس مدت زمان کلی پروژه را محاسبه می کند.
به عبارت دیگر، نرم‌افزار برنامه‌ریزی پروژه نشان می‌دهد که با فرض در دسترس بودن تیم، با ساعات کاری برنامه‌ریزی‌شده و برنامه‌های تعطیلات، می‌توانید به کدام ضرب‌الاجل‌ها برسید.با ارائه این اطلاعات به این دسته از نرم افزارهای کنترل پروژه، می توانید با اطمینان در مورد تاریخ تحویل پروژه بدون حدس و گمان مذاکره کنید. اگر پروژه شما دیر اجرا شود، نرم افزار وظایف را به شما اطلاع می دهد.
اما آیا این اطلاعات جامع است؟ نرم‌افزار برنامه‌ریزی پروژه، کل جدول زمانی پروژه را مجدداً در هنگام تاخیر محاسبه می‌کند، بنابراین می‌توانید ببینید که تأخیر چقدر بر تاریخ تحویل پروژه تأثیر می‌گذارد. اما این تمام داستان نیست. زیرا نرم افزار برنامه ریزی پروژه زمانی مفید است که می خواهید بهترین راه را برای بازگشت به زمان بندی اولیه انتخاب کنید.
اگر پروژه شما محدودیت زمانی ندارد، می توانید نرم افزار مدیریت وظایف را انتخاب کنید. اما اگر ضرب الاجل انعطاف ناپذیری دارید، بهتر است یک نرم افزار برنامه ریزی پروژه خوب انتخاب کنید، زیرا ضرب الاجل های قابل دستیابی را به شما نشان می دهد و شما را در مسیر درست نگه می دارد تا تاریخ ها را از دست ندهید. دو دلیل وجود دارد که چرا نرم افزار مدیریت وظایف بسیار محبوب است.
اول اینکه استفاده از آن آسان است و دوم اینکه مقرون به صرفه هستند. علاوه بر این، آنها اغلب یک نسخه رایگان دارند که عملکرد خوبی را ارائه می دهد.Trello نمونه ای از ابزار ساده و کارآمد مدیریت وظایف است که توسط بسیاری از شرکت ها در سراسر جهان استفاده می شود. اما استفاده از نرم افزارهای سنتی برنامه ریزی پروژه چندان آسان و ارزان نیست. Microsoft Project به عنوان نرم افزار پیشرو و شناخته شده در این رده در بازار موجود است. با این حال، همه چیز با نرم افزار برنامه ریزی پروژه جدید که هر روز به صورت آنلاین ظاهر می شود، یکسان نیست.
ابزارهای نسل جدید آسان برای استفاده و ارزان هستند. GamePlan نمونه خوبی از نسل جدید نرم افزارهای برنامه ریزی است که این روزها مورد استفاده قرار می گیرد. این نوع نرم افزار کنترل پروژه دارای رابط کاربری گرافیکی با کاربری آسان و اشتراک ارزان قیمت می باشد. نسخه رایگان اما محدود نیز موجود است.
رابط کاربری اطلاعاتی را در مورد گردش کار پروژه منتقل می کند. به یک موتور برنامه ریزی قدرتمند متصل است و به طور خودکار یک نمودار گانت (نمودار میله ای) ایجاد می کند و برنامه زمان بندی پروژه را نمایش می دهد. حال که دو دسته کلی نرم افزارهای مدیریت پروژه رایگان را با هم مقایسه کردیم، به بررسی انواع برنامه های مدیریت پروژه رایگان می پردازیم.انواع نرم افزارهای مدیریت پروژه رایگان کدامند؟
ما در مورد اینکه نرم افزار مدیریت پروژه رایگان چیست صحبت کرده ایم، اما نرم افزار مدیریت پروژه رایگان چگونه کار می کند؟ یا به طور دقیق تر، انواع نرم افزارهای مدیریت پروژه رایگان چیست و هر کدام چگونه کار می کنند؟ نرم افزارهای مدیریت پروژه رایگان انواع مختلفی دارند و دسته بندی ها به طور کلی بر اساس محل نصب برنامه یا اندازه و میزان استفاده از برنامه مورد نظر تقسیم بندی می شوند.
داخلی (محلی)
این نوع نرم افزار کنترل پروژه به صورت محلی بر روی سرورهای شرکت شما نصب می شود. این بدان معنی است که به استثنای شرایط خاص، دسترسی شما به سیستم محدود به دستگاه های متصل به سرورهای داخلی شما است. همچنین می توانید این برنامه ها را نرم افزار کنترل پروژه «شبکه محلی» بنامید.
مثال: JIRA و Microsoft Project
مبتنی بر ابر
اینها اساساً نرم افزارهایی هستند که روی سرورهای ابری میزبانی می شوند. این بدان معناست که کاربران و مشتریان شما می توانند از طریق یک مرورگر وب در هر کجا که هستند به پروژه های خود دسترسی داشته باشند. نرم افزار مبتنی بر ابر ممکن است شامل برخی از نرم افزارهای مدیریت پروژه رایگان نیز باشد.البته برخی از نرم افزارهای داخلی دارای نسخه های تحت وب نیز هستند.
مثال: Monday.com، Wrike، Asana، Podio
شخصی
برای کسانی که نیاز بسیار کمی به برنامه های مدیریت پروژه رایگان دارند، یا کسانی که می خواهند یک کار را قبل از شروع آن بررسی و ارزیابی کنند، نرم افزار مستقل گزینه خوبی است. این سیستم ها مبتنی بر وب و کم حجم هستند. این بدان معنی است که آنها به اندازه سایر برنامه های کاربردی کاملتر دارای ویژگی های متنوع و گسترده نیستند، اما برای افراد مختلف به اندازه کافی ساده و قابل درک هستند.
مثال: Trello
اِی‌پی‌آی باز و عمومی (Open API)
این نوع نرم افزارهای مدیریت پروژه رایگان به کاربران نهایی اجازه می دهند تا چیزی به نرم افزار موجود اضافه کنند. این برنامه ها برای کسانی که اپلیکیشن مورد علاقه خود را پیدا کرده اند اما می خواهند کمی آن را تغییر دهند می توانند عالی باشند. این برنامه‌ها همچنین می‌توانند به افراد آزادی عمل بیشتری در راه‌اندازی پروژه بدهند، زیرا می‌توانند اجزای برنامه را مطابق با نیازهای تجاری خاص خود سفارشی کنند.مثال: Clarizen، Trello
نرم افزار مدیریت پروژه رایگان برای چیست؟
آیا می دانید درک معیارهای عملکرد مدیریت پروژه دقیقا چه کاری می تواند برای مشاغل کوچک، متوسط و بزرگ انجام دهد؟ چنین ابزارهایی عمدتاً به موارد زیادی در مدیریت میانی رسیدگی می کنند و جزء مهمی برای ردیابی شاخص های عملکرد کلی و مؤثر شرکت شما هستند. باید مطمئن باشید که پروژه های شما که هر کدام به خودی خود یک سرمایه گذاری منحصر به فرد هستند، به درستی و کارآمد اجرا می شوند. در اینجا برخی از ویژگی های مهم نرم افزار مدیریت پروژه رایگان قابل اعتماد وجود دارد که باید در نظر بگیرید:
• همکاری به موقع: نرم افزار مدیریت پروژه رایگان باید یک ابزار همکاری عالی باشد زیرا می تواند به کاربران اجازه دهد تا در یک فضای مشترک بدون به خطر انداختن تمرکز دیگران با هم کار کنند. این بدان معناست که تیم ها می توانند روی پروژه های فردی خود تمرکز کنند. رهبران تیمی که روی چندین پروژه بزرگ کار می کنند نیز نظارت جامعی بر چندین پروژه خواهند داشت. مدیران همچنین می توانند همه چیز را بدون تأثیر منفی بر بهره وری اعضا تحت کنترل داشته باشند.
• اشتراک گذاری اسناد: بخشی از ویژگی همکاری بلادرنگ، امکان اشتراک گذاری اسناد با سایر اعضای تیم و کار بر روی آن اسناد است. این ویژگی را می توان با استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه رایگان تسهیل کرد. زیرا به شما امکان می دهد نرم افزار ذخیره سازی ابری شخص ثالث را در سیستم ادغام کنید و همکاری از راه دور را تسهیل می کند.این توانایی در شناسایی انواع شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) مفید خواهد بود و می تواند در شناسایی مولفه های مثبت و منفی مهم باشد.
• سهولت استفاده: از آنجایی که هدف نرم افزار مدیریت پروژه رایگان آسان کردن کل کار برای همه کاربران است، اکثر ابزارهای مدیریت پروژه رایگان در بازار، اگر نه همه، به راحتی قابل استفاده و درک هستند. هر کدام دارای طراحی و رابط کاربری (UI) متفاوتی هستند. و هدف کلی همه آنها ساده و واضح بودن تنظیمات و گزینه های موجود در نرم افزار است.
• مستندسازی آسانتر: نرم افزار مدیریت پروژه رایگان ارائه اسناد همراه با همکاری آسان تر را آسان تر می کند. این بدان معنی است که پروژه ها می توانند برای تجزیه و تحلیل و اجرای مجدد در آینده مورد استفاده قرار گیرند و راه حل های ارائه شده توسط تیم های قبلی می توانند توسط تیم های بعدی در پروژه های آینده اعمال شوند.
قبل از انتخاب و خرید نرم افزار رایگان مدیریت پروژه حتما این پنج مورد را در نظر بگیرید.
یک مدل برای همه موارد
به غیر از نرم افزار منبع باز، سایر نرم افزارهای رایگان مدیریت پروژه را نمی توان بومی سازی کرد. حتی اگر از نرم افزار متن باز استفاده کنید، تهیه آن پر زحمت و پرهزینه خواهد بود. برای توسعه نرم افزار برای شما به یک فرد ماهر نیاز دارید. مطمئناً برای شما هزینه خواهد داشت. در نتیجه، شما نمی توانید به راحتی ابزار مدیریت پروژه رایگانی را که انتخاب می کنید با نیازهای خاص شرکت، پروژه یا تیم خود سفارشی کنید.
شما نمی توانید نرم افزار رایگان را با گردش کار، فرآیندها و ساختار سازمانی خود تطبیق دهید. به این ترتیب بررسی، تایید و رعایت مسائل امنیتی پروژه بسیار مشکل خواهد بود. حتی ممکن است مجبور شوید تغییر دهید و از نرم افزار رایگان استفاده کنید که بهره وری شما را کاهش می دهد. اگر اعضای تیم شما نخواهند از نرم افزار مورد نظر شما استفاده کنند، وضعیت بدتر خواهد شد.
مثلا:
این ممکن است منجر به از دست رفتن داده ها شود.به روز رسانی ها به موقع انجام نمی شود و برای دریافت اطلاعات جدید باید دائما اعضای تیم پروژه را دنبال کنید.
یکی از مزایای نرم افزار مدیریت پروژه این است که به ما امکان نمایش دقیق زمان مورد نیاز برای تکمیل پروژه را می دهد. این کار ارتباط بین افراد را بهبود می بخشد و تصمیم گیری را تسهیل می کند. اما اگر نرم افزاری که استفاده می کنید نتواند گزارش مناسبی را برای مدیران ارائه دهد، به این هدف نخواهید رسید. برخی از این نرم افزارهای رایگان مدیریت پروژه هیچ گزارشی به شما نمی دهند. در این صورت باید بدون چنین گزارش هایی ادامه دهید یا خودتان خارج از این سیستم ها گزارش تهیه کنید که باعث اتلاف وقت و هزینه زیادی می شود. تلاش برای استفاده از ابزار ناکارآمد باعث کاهش کارایی و ایجاد خطا در فرآیند کار می شود.
نرم افزار رایگان مدیریت پروژه با رشد کسب و کار شما هماهنگی ندارد
اکثر نرم افزارهای رایگان مدیریت پروژه دارای محدودیت های کاربر و پروژه هستند. برخی از ویژگی ها و قابلیت های مهم مانند قابلیت ادغام و برقراری ارتباط بین ابزارهای مختلف ممکن است در آنها در نظر گرفته نشود.قابلیت انتقال داده یکی از مهمترین ویژگی های نرم افزار مدیریت پروژه می باشد. به عنوان مثال، بهتر است مدیریت بازاریابی، اتوماسیون و داشبورد در یک پلت فرم باشد. عدم مدیریت بخش های وابسته یک پروژه در یک نرم افزار باعث پراکندگی اطلاعات می شود.
کلام آخر
نرم افزار کنترل پروژه برای بهبود فرآیندها، برنامه های کاری و واگذاری مسئولیت های اعضای تیم استفاده می شود. هدف از استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه رایگان، تعیین وظایف اعضای تیم، مدیریت فرآیند کاری آنها و به طور کلی افزایش عملکرد تیم است.در این مقاله مفصل توضیح دادیم که نرم افزار مدیریت پروژه رایگان چیست و نرم افزار کنترل پروژه را با هم مقایسه کردیم و همچنین انواع و کاربردهای نرم افزار مدیریت پروژه رایگان را توضیح دادیم.