نرم افزار حسابداری
برای رسیدن به موفقیت و پیشرفت و گسترش هر چه بیشتر فعالیت و در پی آن تحقق اهداف شرکت‌ها باید در هر شرکت و سازمانی یک حسابدار حاذق به کار گرفته شود تا بتواند امور مالی و اموری که به هزینه و سرمایه شرکت مربوط می‌شود را مانند مشاوره در زمینه منابع مالی و راه‌های تأمین آن سامان دهد. با گذر زمان و پیشرفت علم و تکنولوژی و با به کار گیری راه‌های نوین در امور تجاری و حتی در کارهای روزمره انجام این امور با سرعت و دقت بیشتری انجام می‌شود. تا آنجا که گاهی با فشردن تنها یک یا چند دکمه کارهایی را که باید برای انجام آن‌ها ساعت‌ها دقت و وقت و انرژی صرف کرد را به راحتی و با صرفه جویی در این امور انجام داد. امروزه با ساخت انواع نرم‌افزار ها و توسعه آن‌ها در جهت رفاه حال و همچنین صرفه جویی در وقت و انرژی و با قیمتی بسیار مناسب و بعضاً رایگان در اختیار افرادی که به خدمات آن نیاز دارند قرار می‌گیرد، یکی از نرم افزارهای بسیار کاربردی نرم افزار حسابداری است اما قبل از هر چیز بهتر است تعریفی مختصر از نرم افزار داشته باشیم.
تعریف نرم افزار حسابداری
نرم افزار، در واقع مجموعه‌ای از یک سری برنامه‌های کامپیوتری هستند که وظیفه آن‌ها انجام کارهای متفاوتی است که به روی یک سیستم رایانه‌ای قرار دارند.
انواع نرم افزار حسابداری
گروهی از نرم افزارها نرم افزارهای سیستمی هستند که به سخت افزار رایانه در جهت اجرا و راه اندازی سیستم کمک می‌کنند. گروهی دیگر مربوط به زبان برنامه نویسی هستند و تعدادی دیگر بر اساس نیازهای مختص به یک موضوع تهیه می‌شوند و کاربردهای مختلفی با یکدیگر دارند. به این گروه، نرم افزارهای کاربردی می گویند که تقسیمات مختلفی برای آن ذکر شده از جمله این که نرم افزارهایی که موظف‌اند پایگاه داده ایجاد کنند و یا نرم افزارهای چند رسانه‌ای که کار با انواع رسانه‌های مختلف را به عهده دارد.
نرم افزارهای کاربردی
اما آنچه که به تفصیل باید درباره آن سخن بگوییم نرم افزارهای کاربردی هستند که به کاربر در رسیدن اموری که مورد هدف او است کمک می‌کند مانند شخصی که برای یادگیری زبان از نرم افزارهایی در این باره استفاده می‌کند و یا نرم افزارهای کسب و کار و نرم افزار حسابداری شخصی و حتی نرم افزارهایی که در دسکتاپ رایانه هستند نیز از این قبیل نرم افزارهای کاربردی هستند.
نرم افزارهای حسابداری
حسابداری مقوله بسیار پر اهمیت در سازمان‌ها و شرکت‌ها محسوب می‌شود. اگر بخواهیم تعریفی با بیان ساده درباره این موضوع داشته باشیم می‌توان گفت: حسابداری زبانی گویا برای تنظیم قواعد و امور تجارت و کسب و کار و است.
همان‌طور که قبلاً ذکر شد امروزه با توجه به رشد قیمت‌ها و هزینه بالا برای تأسیس و یا ادامه حیات یک شرکت یا سازمان و یا حتی کسب و کارهای تجاری نو پایه باید اندیشید که چطور می‌توان با کم کردن هزینه‌ها و صرفه جویی در انرژی و وقت و هزینه‌ها و در عین حال کم نکردن از دقت و کیفیت کارها، بیشترین بهره‌وری را از کمترین هزینه داشت. این هدفی است که برای رسیدن به آن می‌توان از امور نوین و جدید که نمونه بارز آن استفاده از نرم افزار حسابداری است مساعدت گرفت.
انواع نرم افزارهای حسابداری
مناسب‌ترین نرم افزار برای داشتن حساب و کتابی دقیق آن است که به احتیاجات در زمینه تولید و خدمات، مدیریت منظم و دقیق، دخل و خرج پاسخگو باشد. البته نباید از این نکته غافل شد که هنوز نرم افزاری که بتواند همه ی انواع فعالیت‌های کسب و کار را شامل شود وجود ندارد و هرکس با توجه به موضوعی که در آن زمینه فعالیت دارد می‌تواند از نرم افزارهای موجود بهره مند شود.
در ادامه به معرفی انواع مختلف نرم افزار حسابداری می‌پردازیم:
نرم افزار امور پایه
گروهی از این نرم افزارها، برای حسابداری امور پایه تنظیم شده‌اند و به همین اسم هم خوانده می‌شوند؛ یعنی کارهای روزمره و عادی را به عهده دارند. مثل تنظیم امور مربوط به حساب بانکی و موعد چک‌هایی که در مواعد مختلف داده شده و یا نمایش یک لیست از دارایی‌ها و اسناد پرداختی و دریافتی. در واقع یک سلسله‌ای از برنامه‌ها که یک سیستم را شکل می‌دهند که به امور مالی نظم و سروسامان می‌بخشد.
نرم افزارهای پروژه محور
گروهی دیگر از نرم افزار حسابداری شرکتی ، پروژه محور تنظیم می‌شوند؛ یعنی بر اساس پروژه‌ای که در یک صنعت و کار ویژه و بسته به موقعیت زمانی و مکانی خاص تدارک دیده شده وظیفه این نرم افزارها کمک رساندن به کاربر است تا سود و زیان در فعالیت را بررسی و راه‌هایی برای کاهش هزینه‌های حال و آینده پروژه و افزایش بهره‌وری در منابع را بیابد. افزایش سودمندی در پروژه را می‌توان در مدیریت منابع انسانی و همچنین در نظارت بر هر چه بهتر اجراشدن تعهداتی که بر عهده پیمانکاراست محقق کرد.
نرم افزار بودجه بندی و پیش بینی
یکی دیگر از نرم افزارهای حسابداری نرم افزار بودجه بندی و پیش بینی است که بین کاربران از محبوبیت و کاربرد ویژه‌ای برخوردار است. وظیفه این نرم افزار حسابداری این است که هزینه‌ها را پیش بینی کنند و دور نمای آن را برای مدیریت به نمایش در آورند تا برای تأسیس و یا ادامه روال اهداف مورد نظر هزینه و برنامه‌های متناسب لحاظ شود. استفاده از این نوع نرم افزار حسابداری می‌تواند خطر و ریسک بسیاری از سرمایه گذاری‌ها را کاهش داده و از عواقب خطرات جبران ناپذیر آن در امان ماند.
نرم افزار مدیریت حقوق و دستمزد
از دیگر نرم افزارهای حسابداری که معمولاً پرطرفدار و بسیار پرکاربرد هستند نرم افزار مدیریت حقوق و دستمزد است. همان‌طور که از نام آن پیداست این برنامه‌ها موظف‌اند که حقوق و دستمزدهای منابع انسانی و کلیه امور مالی آن‌ها مثل بیمه و حق مأموریت‌ها را و حتی مالیات‌ها را در موعد سررسید آن‌ها در نظر گرفته و فیش مربوط به آن را صادر کند.
نرم افزارهای انبار گردانی
مدیران و مؤسسان یک شرکت و یا کسب و کار برای تعیین هزینه‌های نگهداری کالاها در انبارها و داشتن نظارت صحیح و دقیق بر موجودی انبار، برای تأمین به موقع کالاها نیاز به سیستمی کارآمد دارند که به آن انبارداری می‌گویند. از دیگر نکاتی که نرم افزار حسابداری پروژه ای انبار گردانی را حائز اهمیت می‌کند می‌توان به پیشگیری از سفارش‌های مازاد و تکراری و تهیه لیست و صورت، از اقلام موجود در انبار اشاره کرد. همچنین انبارداری قوی و منظم می‌تواند در حفاظت از سرمایه که نتیجه آن موفقیت در کسب و کار است نقشی مهم ایفا کند.
استفاده از نرم افزارهایی که برای این منظور تهیه و تدارک دیده می‌شود نه تنها می‌تواند پاسخگوی تمام این نیازها باشد بلکه می‌تواند مزیت‌های دیگری را نیز در پی داشته باشد. نرم افزارهای انبار گردانی این مزیت را دارند که اطلاعات و جزییات انبار را منحصر در یک شخص نمی‌کند این در مواردی که مدیر انبار در دسترس نباشد مفید فایده واقع می‌گردد. در آخر می‌توان گفت این نرم افزارها کلیه تبادلات کالایی را کنترل و به مدیران شرکت‌های بزرگ در شناخت هر چه بیشتر و آسان‌تر و دقیق‌تر فعالیت‌های تجاری کمکی شایان توجه می‌کند.
نکات مهم در انتخاب نرم افزار حسابداری
- هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری، توجه به نوع فعالیت و نیازها و اندازه فعالیت که دارای کسب کار بزرگ با توان مالی و حجم کار بالا هستند و یا کسب و کار کوچک که توان و حجم کار محدودی دارند این کار سبب می‌شود تا از پرداخت هزینه‌های گزاف خودداری شود.
- قبل از خرید یا استفاده از نرم افزار از موسسه‌ای که آن را در اختیار شما می‌گذارد خدمات پشتیبانی و به روز رسانی ان را سؤال کنید.
- به گرافیکی که در آن به کار گرفته شده دقت شود؛ زیرا این امر در سهولت استفاده از آن تأثیر دارد.
- از حیث امنیت باید در مرتبه بالایی باشد تا از هک و یا آسیب رسیدن به اطلاعات مصون باشد.
- خدمات تحت وب و قابلیت ای را داشته باشد که چند کاربر از آن استفاده کنند.
- از افرادی که در این زمینه تخصص فنی، علمی و تجربه دارند مشاوره گرفته شود.
نرم افزارهای رایگان حسابداری
با توجه به نرخ بالای تورم و رشد چشمگیر قیمت‌ها و هزینه‌های بالای تولید راه انداختن حتی کسب و کارهای کوچک هم نیاز به سرمایه قابل توجهی دارد که بعضاً ممکن است باعث کم بودن منابع برای تخصیص هزینه در قسمت حساب و کتاب یا همان حسابداری شود. لذا صاحبان کسب و کارها یا از این قضیه چشم پوشی می‌کنند و یا سعی می‌کنند که از ارزان‌ترین محصول در بازار استفاده کنند که بعضاً غیر استاندارد و توسط افرادی تهیه شده که مهارت کافی نداشته و از این حیث خسارات جبران ناپذیری از جمله از دست دادن انرژی وقت و انگیزه باشد را متحمل شوند؛ اما نباید فراموش کرد که یکی از فاکتورهای مهم برای رسیدن به اهداف طراحی شده و شکوفایی ایده‌های در ذهن مدیریت قوی و همه جانبه در امور مالی است. تعدادی از شرکت‌ها نرم افزار حسابداری را به صورت رایگان در اختیار کاربران قرار می‌دهند. نرم افزار حسابداری رایگان را می‌توان بدون پرداخت هزینه دانلود و از آن استفاده کرد اما ممکن است که قابلیت استفاده مجدد و یا اصلاح نداشته باشد و یا اینکه هزینه‌های بعدی مثل هزینه نگهداری و خدمات بر آن مترتب شود.
امکانات دیگر نرم افزارهای حسابداری
لازم است که متذکر شویم تقسیم‌بندی‌های مذکور تنها بخشی از انواع مختلف نرم افزار حسابداری است و در به روز رسانی‌هایی که برای این برنامه‌ها ارائه می‌شود ممکن امکانات جدید در آن گنجانده شود؛ و بدیهی است کسب اطلاعات بیشتر از حیث فنی و علمی در استفاده و بهره‌مندی از امکانات آن سودمند خواهد بود.
نتیجه این که با توجه به پیشرفت لحظه به لحظه علوم رایانه‌ای و نرم افزاری و تسهیل امور به کمک آن‌ها شاید در آینده‌ای نه چندان دور شاهد این باشیم که تمام فعالیت‌های یک شرکت را بتوان در استفاده از یک نرم افزار تخصصی خلاصه کرد.
