نرم‌افزار مدیریت پروژه، تیم‌ها را به هم متصل می‌کند و همه افراد سازمان را قادر می سازد کارهایی را که بیشترین اهمیت را دارد اولویت بندی کنند. نرم افزاری که این نوع همکاری در سطح بالا را تقویت می کند برای اکثر شرکت ها ضروری است. اما در یک نگاه، بسیاری از ابزارهایی که سازمان ها استفاده می کنند، ویژگی های به ظاهر مشابهی دارند. از راهنمای بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه برای محدود کردن انتخاب های خود استفاده کنید و بفهمید کدام ابزار برای انواع مختلف شرکت ها بهترین است.
همه چیز در رابطه با بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه
در بررسی بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه آنلاین باید بدانید که برای سال ها، تنها افرادی که مسئولیت مدیریت پروژه ها را بر عهده داشتند، مدیران پروژه بودند. این نقش های بسیار تخصصی از ابزارهای قدیمی استفاده می کردند که استفاده از آنها به آموزش و دانش گسترده ای نیاز داشت. اکنون تقریباً از همه انتظار می رود پروژه های خود را مدیریت کنند و این ابزارهای قدیمی دیگر کاربردی نیستند. در حالی که نقش های مدیر پروژه و نرم افزارهای قدیمی هنوز وجود دارند، نرم‌افزار مدیریت پروژه مدرن برای پاسخگویی به نیازهای نیروی کاری پویاتر و مشارکت‌کننده سازگار شده است.
چه صاحب کسب وکار کاملاً جدیدی باشید که فقط برای صدور صورت حساب به کمک نیاز دارد یا یک شرکت چند ملیتی را اداره می کنید، یک نرم‌افزار مدیریت پروژه برای شما مناسب است. برای مشاهده اینکه کدام نرم افزار مدیریت پروژه با نیازهای شرکت شما مطابقت دارد، ادامه مطلب را بخوانید.
- نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟
در بررسی بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه باید بدانید که نرم افزار مدیریت پروژه ابزاری است که به تیم ها در سازماندهی، پیگیری و اجرای کار کمک می کند. در ساده ترین شکل آن، می توانید نرم‌افزار مدیریت پروژه را به عنوان یک فضای کاری تعاملی در نظر بگیرید، جایی که نحوه کار، همکاری و ارتباط خود را با دیگران هماهنگ می کنید. اما بهترین نرم افزار مدیریت پروژه بسیار فراتر از آن است - پیشرفته ترین گردش کار شما را در سراسر شرکت به هم متصل می کند و به شما کمک می کند تا به بزرگترین و جسورانه ترین اهداف خود برسید.
این یک دسته بندی گسترده است و می تواند به سادگی چک لیست های دیجیتال یا به اندازه یک پلت فرم مدیریت کامل کار پیشرفته باشد. نوع نرم افزار مدیریت پروژه ای که انتخاب می کنید – و روش استفاده از آن – به اندازه، نیازها و اهداف کلی سازمان شما بستگی دارد.
چرا از نرم افزار مدیریت پروژه استفاده کنیم؟
این روزها، همه پروژه ها را مدیریت می کنند، اما همیشه ابزار مورد نیاز برای مدیریت موثر پروژه ها را ندارند. این اغلب منجر به استفاده تیم ها از صفحه گسترده می شود، که برای سازماندهی کار عالی است اما به‌روزرسانی های آنی را نشان نمی دهد. صفحات گسترده بسیار دستی هستند و در واقع می توانند مانع از همکاری متقابل شوند. به طور خلاصه، آنها فاقد قابلیت های نرم افزار مدیریت پروژه هستند. به همین دلیل است که نرم افزار مدیریت پروژه برای محیط کاری امروز بسیار حیاتی است. در میان مزایای بسیاری که دارند، نرم افزار مدیریت پروژه به عنوان رابطی برای کار، تیم ها، ذینفعان، اهداف و همه چیز در این بین عمل می کند.
- مزایای نرم افزار مدیریت پروژه
کار خود را متمرکز کنید. کارهای بیشتری انجام خواهید داد – اما مهمتر از آن، کار درست را انجام خواهید داد. با نرم افزار مدیریت پروژه، کمتر احتمال دارد کار را تکرار کنید یا وقت خود را برای جستجوی مواد تلف کنید.
مشغله کاری را کاهش دهید. در بررسی بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه باید بدانید که با نرم‌افزار مدیریت پروژه، می توانید تک تک وظایف را به اهدافی متصل کنید که از بزرگ ترین و وسیع ترین چشم‌انداز شرکت پشتیبانی می کنند—بنابراین همه باید بدانند که چگونه موفقیت شرکت را با هر پروژه هدایت می کنند. وقتی کارمندان درک کنند که وظایف روزانه آنها چگونه بر شرکت تأثیر می گذارد، انگیزه بیشتری برای تولید بهترین کار ممکن پیدا می کنند.
پشته فناوری خود را وصل کنید. کسب و کارها برای فعالیت در محیط کار امروزی به ابزارهای بی شماری نیاز دارند. با نرم‌افزار مدیریت پروژه پویا، می توانید همه ابزارهای خود را در یک پلتفرم متصل کنید (به ارتباطات Slack، فایل‌های Dropbox و پیوست‌های Google Drive همه در یک مکان فکر کنید).
یک سیستم ثبت ایجاد کنید. نرم افزار مدیریت پروژه به عنوان یک سیستم ثبت برای تمام پروژه های شما و وظایف مرتبط با آنها عمل می کند. در نتیجه، می‌توانید به طور همزمان اطلاعات را ذخیره کنید و در عین حال دسترسی و استفاده از آن اطلاعات را برای ذینفعان و تیم‌ها آسان‌تر کنید.
همکاری متقابل کارکردی را افزایش دهید. در بررسی بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه رایگان باید بدانید که نرم افزار مدیریت پروژه در هسته خود یک ابزار همکاری تیمی است. نرم افزار مدیریت پروژه با گرد هم آوردن کار، اهداف و افراد در پروژه ها، تیم ها و بخش ها، به شما کمک می کند تا یک سازمان متقابل به هم پیوسته و پر رونق بسازید.
کار را با خیال راحت ذخیره کنید. آیا تا به حال یک سلول را به طور تصادفی در صفحه گسترده خود حذف کرده اید؟ یا فراموش کنید آخرین لیست کارهای خود را کجا ذخیره کرده اید؟ نگه داشتن همه چیز مبتنی بر ابر، هم به شما کمک می کند سازماندهی شده بمانید و هم احتمال از دست دادن کار را کاهش می دهد - همه اینها در عین حفظ حریم خصوصی شما به شما کمک فراوانی می کنند.
نکات قابل توجه در بررسی بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه
در بررسی بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه باید بدانید که نرم افزارها و ابزارهای مدیریت پروژه می توانند حتی به مجرب ترین مدیر پروژه کمک کنند تا در کار خود ادامه دهند. اما، با گزینه های بسیار زیادی که وجود دارد می تواند گیج کننده باشد که بدانید از کجا شروع کنید. به همین دلیل ما قسمت سخت را برای شما انجام دادیم. ما بهترین نرم افزار PM را برای هر صنعت یا دسته بندی (شامل قیمت هر ابزار) گردآوری کردیم تا به شما در انتخاب نرم افزار PM مناسب برای خود کمک کنیم!
- انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت پروژه
نرم افزار مدیریت پروژه شامل تمامی پلتفرم ها و ابزارهایی است که به مدیران و تیم ها در برنامه ریزی، هماهنگی و اجرای هر جنبه ای از برنامه ریزی پروژه کمک می کند. به طور خلاصه، از ابزارها و برنامه هایی تشکیل شده است که به شما کمک می کنند کارآمدتر کار کنید. تنوع فوق‌العاده گسترده‌ای از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه وجود دارد - از فهرست کارهای شخصی گرفته تا نرم افزار جامع «همه در یک بخش» تولید کار را برای مشاغل با هر شکل و اندازه‌ای تسهیل می کند.
- چگونه یک نرم افزار مدیریت پروژه انتخاب کنیم؟
هنگام انتخاب یک نرم افزار مدیریت پروژه، باید چندین معیار اصلی را در نظر بگیرید. عوامل رایج شامل بودجه، پتانسیل مقیاس، اندازه تیم، مجوزها و گزینه های امنیتی، ظرفیت ذخیره سازی فایل، و قابلیت های یکپارچه سازی است. بخش های دیگر ملاحظات شما باید حول موضوعاتی مانند سهولت استفاده و چالش هایی باشد که تیم شما می خواهد با نرم‌افزار PM حل کند. از آنجا، می توانید لیستی از ابزارهای برتر خود را ایجاد کنید. اکثر سازمان ها، تیم ها و افراد موفق برای مدیریت پروژه به نرم‌افزار متکی هستند زیرا مزایای کلیدی غیرقابل انکاری را ارائه می‌دهد:
بهره وری افزایش یافته است
دسترسی متمرکز به فایل و داده
مدیریت کار ساده
شفافیت بین اعضای تیم
تعیین هدف در زمان واقعی و ردیابی پیشرفت
مدیریت دقیق منابع
همکاری و ارتباط بهتر
یک نرم افزار مدیریت پروژه خوب باید شامل چه ویژگی هایی باشد؟
در بررسی بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه باید بدانید که یکی از مزایای اصلی نرم افزار مدیریت پروژه خوب این است که باید به عنوان یک ابزار همه کاره عمل کند. برای کسب این عنوان، مطمئن شوید که یک نرم افزار مدیریت پروژه با این ویژگی ها را انتخاب کرده اید:
ردیابی زمان
گزارش نویسی
برنامه ریزی و برنامه ریزی یعنی تقویم، جدول زمانی، نمودار گانت
پیگیری بودجه
ذخیره و به اشتراک گذاری اسناد
پنج مورد از بهترین نرم افزار مدیریت پروژه
در بررسی بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه باید بدانید که با توجه به نیاز به نرم افزار مدیریت پروژه با طیف گسترده ای از ویژگی ها، منطقی است که با انتخاب های برتر برای کامل ترین نرم افزارها و ابزارهای مدیریت پروژه شروع کنیم.
1. Monday.com
monday.com یک سیستم عامل کاری انعطاف پذیر (Work OS) است که به مدیران پروژه اجازه می دهد تا از ویژگی های قابل تنظیم برای ایجاد گردش کار کامل خود استفاده کنند، بدون نیاز به کدنویسی.
- امکانات:
مرکز قالب با صدها گردش کار آماده و خودکار
بیش از 9 بازدید از کار شما، از جمله Kanban، Gantt، Dashboard، Form و Timeline
بیش از 40 ادغام، بنابراین می توانید داده ها را از ابزارهایی که قبلاً استفاده می کنید بیاورید.
2. جداول گوگل
یک نرم افزار مدیریت پروژه جدید از Google Suite، Tables یک پلت فرم قابل تنظیم با تمرکز بر ایجاد گردش کار خودکار است.
- امکانات:
فضاهای کاری و همکاران نامحدود
گزارش ها، محرک ها و اقدامات خودکار با استفاده از ربات ها
امکان جمع آوری داده های مشتری با فرم های یکپارچه
3. لیست های مایکروسافت
Microsoft Lists بخشی از مجموعه برنامه های مدیریت کار مایکروسافت 365 است و همانطور که احتمالاً حدس زده اید، برای استفاده از لیست ها طراحی شده است. در بررسی بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه باید بدانید که می توانید تیم هایی را برای همگام سازی فوری ایجاد کنید و لیست ها را در قالب دلخواه خود مشاهده کنید: تقویم، گالری، شبکه یا نمای سفارشی.
- امکانات:
نمایش های قابل تنظیم
پیاده سازی قالب های لیست آسان است
ادغام هوشمند با سایر محصولات مایکروسافت 365
4. Notion
Notion یک سیستم مدیریت پروژه برای مهندسی، منابع انسانی، توسعه محصول و غیره است.
- امکانات:
نرم افزار مدیریت پروژه و وظایف به سبک Kanban
نماهای متعدد خارج از صفحه
تمرکز بر Wiki تیمی و اشتراک‌گذاری اسناد است، اگرچه به عنوان یک ابزار PM نیز عمل می‌کند.
5. Quickbase
Quickbase یک پلتفرم ساخت اپلیکیشن کم‌کد است که حول جریان های کاری مدیریت پروژه Agile متمرکز شده است.
- امکانات:
سیستم توسعه با کد پایین به تیم ها اجازه می دهد تا با برنامه های ساخته شده به سرعت راه‌اندازی و اجرا شوند.
اتصال هم زمان داده و یکپارچه سازی سیستم: برنامه هایی را ایجاد کنید که به‌طور یکپارچه با هم کار کنند.
مجموعه گزارش‌دهی برای اطلاعات بینش در دسترس است.
بررسی سایر موارد موثر در انتخاب بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه
ProofHub جایگزینی برای ایمیل های مرسوم و بسیاری از ابزارهای دیگر ارائه می دهد که چندین ویژگی مدیریت پروژه را زیر یک سقف ادغام می کند.
- ویژگی های برتر:
نقش های کاربر اختصاص داده شده
بحث و گفتگوهای تیمی آنلاین
واگذاری وظایف و تکالیف
گزارش و پیگیری تاریخچه پروژه
ذخیره سازی امن فایل
ویژگی های این ابزار: ProofHub دارای یک رابط کاربری ساده و خوب طراحی شده است که به تیم کمک می کند کارآمدتر همکاری کند.
- Basecamp
Basecamp ابزار ارجح برای هزاران تیم مدیریت پروژه است که از رابط مدرن مانند رسانه های اجتماعی و ویژگی های همکاری تیم بی دغدغه آن لذت می برند.
- ویژگی های برتر:
پروژه هایی برای مدیریت کار چند کاربر
تابلوهای پیام برای بحث در مورد پروژه ها یا ایده های جدید
همکاری درون برنامه ای با تیم
گزارش عملکرد پروژه
داشبورد مجزا برای نمایش به مشتریان
اعلان های ایمیل و دسکتاپ
سخن پایانی
در مجموع در بررسی بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه باید بدانید که این نرم افزارها کمک فراوانی به افراد در این حوزه می کنند. فرایند کاری آنان را تسهیل می بخشند و این امر موجب می شود آن ها با این نرم افزارها کارهای خود را به درستی و آسانی انجام دهند. برای کسب تجربه در این حوزه لازم است با کارشناسان مجرب در این حوزه مشورت کنید.